Интерактивна платформа

проект с наименование Политика на партньорство в подкрепа на ученето през целия живот, иновациите и промяната

Модул 3: Измерване на резултатите, анализ и ревизиране на партньорството

1.    Основни стъпки при анализ и ревизиране на партньорствата

Етап III: Анализ и ревизиране на партньорствата, включва основните стъпки, представени на Фигура 4 по-долу:

Фигура 4. Стъпки при анализ и ревизиране на партньорствата

 

Отделните стъпки в рамките на Етап III притежават следните особености:

1)      Измерване на резултатите: измерване и отчитане на въздействието и ефективността, резултатите и последиците; мониторинг и оценка: степента, в която партньорството постига своите цели.

2)      Анализ: преглед на партньорството с оглед на това, какво е влиянието на партньорството върху партньорските организации. Подлага се на анализ евентуалната нужда от това някои партньори да напуснат и/или нови партньори да се присъединят към партньорство, както и на необходимостта/нуждата от размяна на ролите в партньорството.

3)      Ревизиране: обхваща преразглеждане на партньорството, както и изпълняваните програми и/или проекти в светлината на опита, постиженията или промените в контекста, в който функционира партньорството.

 

2.    Управление на прехода

След създаването на партньорството и сключването на партньорско споразумение, партньорите ще насочат вниманието си към разработването на предложен проект / програма за работа или съвместни дейности. Така, партньорството се превръща в работеща структура и прави значителен преход от етапа на изграждане към разработването и изпълнението на проекти. Някои партньори ще се чувстват много по-комфортно в тази фаза, защото обичат да се справят с практическите задачи и може би са открили, че по-ранните фази са тягостни. Други ще се тревожат, че партньорството все още не е достатъчно укрепнало, за да премине от разговори към действия.

Както при всички проекти, трябва да се обърне сериозно внимание на подробностите, като ясният план за действие е важен, за да се постави рамката на оперативното сътрудничество и да се набележат целевите резултати, по които всички могат да постигнат съгласие. На този етап може да е полезно да се преразгледат договореностите за управление на партньорството и да се адаптират, ако е необходимо.

Най-успешните партньорства са онези, които са силно фокусирани върху изпълнението на конкретни задачи – където всички партньори са активно ангажирани с постигането на осезаеми и практически резултати. На този етап може да бъде назначен координатор или ръководител, който да управлява проекта от името на партньорите, които едва ли ще имат време да се занимават с това ежедневно. Едно лице със сигурност трябва да има поглед отблизо върху процеса на изпълнение и да гарантира, че персоналът и партньорите по проекта изпълняват своите ангажименти със задоволително качество и навреме. Подобен подход е мерило за това, доколко партньорите са узрели да се доверят един на друг, ако успеят да оставят на друг ежедневната координация на дейността на партньорството, уверени, че партньорската проектна инициатива се изпълнява безпроблемно.

 

3.    Отчитане, преглед и ревизиране на партньорството

След успешното стартиране на проекта или работната програма, партньорите могат да решат да се срещат по-рядко и когато това става, да оперират като управляващ комитет. Необходимо е да се установи цикъл на редовна отчетност, за да се гарантира, че партньорите са информирани за напредъка (и предизвикателствата). Подобни отчети, в писмена или устна форма, могат да формират основата на прегледите, както на отделния проект, така и на самото партньорство. Възможно е партньорите да имат желание да ревизират партньорското споразумение (да речем, веднъж годишно) и да го променят, ако е необходимо, за да бъдат отразени в него новите приоритети и цели.

По-долу е представен възможен подход за преглед на партньорството, за да се прецени дали то удовлетворява целите / очакванията на отделните партньорски организации. По същество това е по-скоро неформален преглед на партньорството, отколкото официален одит на изпълняваните от партньорите проект или програма. В този смисъл, целите и съответстващите им дейности, свързани с прегледа, могат да се представят по следния начин:

1)        Да се предложи на партньорите възможност да обмислят какви са достойнствата на партньорството от гледна точка на тяхната собствена организация:

  • Провеждане на индивидуални разговори с ключови играчи от всяка партньорска организация, организирани от предварително избрано за целта лице, осъществяващо прегледа, резултатите от които впоследствие се представят на партньорите в писмена форма за обсъждане.
  • Групов семинар – провежда се отделно в рамките на всяка от партньорските организации и се състои в извършване на SWOT анализ (проучване на силните и слабите страни, възможностите и заплахите за партньорството), които след това са обект на сравнителен анализ за организациите в партньорството като цяло.
  • Срещи по двойки (две лица от различни партньорски организации, които се срещат като „критични приятели“) за искрена размяна на мнения, които след това се споделят на среща на партньорите / работна среща.

2)        Да се прецени какви, ако има такива, промени биха подобрили ефективността на партньорството:

  • Промяна в основния фокус на партньорството – може да се проучи чрез организирането на семинар или дискусия за планиране на алтернативни сценарии, на които партньорите биват насърчавани да генерират нови идеи.
  • Предефиниране на ролите и отговорностите – партньори са подканени да направят преоценка на своите роли / умения, като това може да бъде последвано от преразпределяне на отговорности между партньорите за адресиране на нови задачи по различен начин.
  • Институционализиране – ангажиране на по-голям брой хора от партньорските организации в партньорството по нови начини.

3)        Да се постигне взаимно съгласие за промени в партньорското споразумение, с оглед отчитането на констатациите от процеса на преглед на партньорството:

  • Преработване на споразумението за партньорство, за да се отразят новите цели, промените във фокуса или новите дейности.
  • Разширяване на партньорството – чрез включване на нови партньори или чрез популяризиране на неговите дейности и постижения, както и посредством оказване на подкрепа на други заинтересовани страни за създаване на подобни инициативи.
  • Разработване на стратегия за излизане от партньорството – за проекта, за партньорството или за една или повече партньорски организации. Напускането на партньорството може да означава „добре свършена работа“ и не трябва да се тълкува като провал. Устойчивото партньорство се справя с промените / напусканията по креативен и позитивен начин.

Важно е да се има предвид, че осъществяване на прегледа от външно лице, което се опитва да налага своето мнение, може да бъде силно деструктивно за партньорските отношения. Партньорите би трябвало да знаят най-добре какво функционира добре и не толкова добре от тяхна гледна точка. Предполага се, че те ще са откровени в изразяването на своите възгледи и по-отворени към възможността за промяна, когато не се чувстват застрашени. Следователно, прегледът на партньорството следва да се разглежда като вътрешен процес, в който всяко външно лице следва да действа като фасилитатор, а не като оценител.

финансиран от Оперативна програма Развитие на човешките ресурси, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд